Tot projecte necessita un o diversos documents tècnics que descriguin la seva estructura, processos a dur a terme o especificacions de cadascuna de les parts. Per aquest motiu a IDI S.L considerem clau realitzar una clara escriptura, organització i revisió tècnica de la documentació amb lobjectiu dajudar el màxim possible al seu destinatari.
INTRODUCCIÓ
Un document tècnic és aquell escrit que conté informació sobre una àrea de coneixement, organitzada de manera estructurada i presentada eficaçment als lectors. De manera molt senzilla podem definir un document tècnic com tot aquell document que no és una obra literària i que està relacionat amb làmbit laboral, tecnològic o científic. A més, acompanya tot projecte com a part fonamental del mateix.
Hi ha diferents tipus de documentació tècnica associada a cada etapa del projecte: informes, plànol, manuals, llistes de recanvis, etc.
La documentació tècnica consisteix en tota la informació que explica com funciona, com s'instal·la, com s'hi atén una instal·lació, un equip, un sistema.
Els documents tècnics han de complir una sèrie de principis i de tècniques per "mapejar" la informació, per estructurar blocs d'informació, per etiquetar-los, per il·lustrar-los i per utilitzar la tipografia; per descomptat, també han de seguir les regles d'escriptura, com les ortogràfiques i ús correcte de la sintaxi.
Per realitzar un document tècnic de qualitat, a més de tenir en compte els seus fonaments, cal una planejació acurada, en què s'analitzi la pertinència d'elaborar el document, a més de com, quan i en quin programa fer-lo.
No qualsevol document, tot i ser un manual, un reporti o un apunt, és un document tècnic eficient si no compleix els principis i les regles precises.
CARACTERÍSTIQUES I IMPORTÀNCIA
Per escriure un bon document tècnic cal seguir una sèrie de regles, la correcta aplicació de les quals definirà l'eficiència que tingui en ser consultat pels destinataris. Aquestes regles no es refereixen només a aspectes estètics o d'inspiració de l'escriptor, sinó a regles precises i estrictes perquè, sense deixar de banda un aspecte agradable a la vista o una organització i un ús de recursos gràfics, el material aconsegueixi el seu propòsit primordial de presentar informació concreta.
En fer aquest tipus de documents, el repte és aconseguir que els destinataris realment els llegeixin i n'assimilin el contingut. Un document ben elaborat ha de convidar la lectura. Un bon document és agradable al lector, tot i que probablement no sàpiga exactament per què és agradable.
Per assolir aquest objectiu el document ha de:
- Ser de fàcil lectura.
- Permetre al lector obtenir el màxim profit del contingut.
- Facilitar-ne l'actualització.
- Proporcionar diferents nivells de detall.
En escriure un document s'han de seguir els teoremes següents:
- Identificar els destinataris i escriure de manera apropiada per a ells.
- Escriure amb claredat.
- Escriure de manera concisa.
- Captar latenció dels destinataris.
- Ajudar el lector a la fàcil comprensió.
Per assolir l'harmonia entre tots els teoremes caldrà dominar dos aspectes que poden semblar contradictoris:
- Creativitat
- Disciplina
Això requereix tant conèixer els fonaments teòrics i experimentals de la bona documentació tècnica com de practicar, practicar i practicar.
TIPUS DE DOCUMENTACIÓ TÈCNICA
Hi ha gran varietat de documents tècnics, amb els quals segurament estàs familiaritzat:
- Correu electrònic
- Missatges instantanis
- Plans
- Oficines
- Documentació de programari
- Presentacions
- Circulars
- Manuals d'usuari
- Manuals d'organització
- Pàgines web
- Apunts
- Llibres de text
- Articles científics
- Guies
- Reports
- Instructius
GESTIÓ DOCUMENTAL EN UNA INDÚSTRIA
La quantitat de documents que es generen en una empresa passats uns mesos és aclaparadora. Per això cal tenir una estratègia de gestió documental de l'empresa. Procediments de treball, manuals interns, manuals d'equips i instal·lacions, qualificacions, validacions, permisos, plànols i un llarg etc. són generats constantment i incorporats a la base de dades.
Una gestió adequada de tota la informació i documentació que l'empresa posseeix permetrà ser més eficient i optimitzar el treball.
El tenir tota la documentació degudament organitzada i aplicant un bon mètode de revisió tècnica, agilitza en gran manera la cerca en un futur de qualsevol arxiu.
És clar que, per una banda, destaquem l'eficiència i la rapidesa a l'hora d'emmagatzemar i localitzar documents. Tot i això, un altre element important és l'estalvi en recursos.
Cal tenir present que la gestió documental es pot fer tant en paper com de manera automàtica en un sistema informàtic. Tot i això, ja és habitual veure que la majoria d'empreses s'organitzen a través de l'ocupació de potents sistemes de planificació de recursos empresarials (ERP, per les sigles en anglès, enterprise resource planning) on emmagatzemen, unifiquen i gestionen de manera eficaç tots els dades i documents de la vostra empresa.
Avantatges de la gestió documental
Una bona gestió documental a l'empresa té tota una sèrie d'avantatges:
- Emmagatzematge lògic i organitzat de la documentació de cadascun dels departaments de lempresa.
- Informatització de tota la informació.
- Estalvi en recursos: material, espai i temps.
- Incrementar la seguretat dels arxius, estant aquests sota segures claus a les quals tenen accés uns quants.
- Emmagatzematge al núvol, la qual cosa evita pèrdues dels arxius i deteriorament de la documentació.
- Compartir la informació amb les persones que ho necessitin és més fàcil que mai.
- Ràpida localització de documents, tinguen l'antiguitat que tinguen. En disposar d'un sistema d'ordenació i d'organització lògic, trobarem molt ràpid allò que busquem.
- Facilitar l'actualització de la documentació.
LA NOSTRA EXPERIÈNCIA APLICADA A LA REVISIÓ TÈCNICA DE DOCUMENTACIÓ
A IDI posseïm una àmplia experiència en la organització, actualització, gestió i revisió de documentació tècnica a la indústria química i farmacèutica. Som especialistes a mantenir actualitzats plànols, diagrames, esquemes de principis i tota la documentació gràfica que posseeixi la indústria.
A més, ens adaptem al programa de dibuix tècnic que feu servir ja que treballem amb una àmplia varietat d'eines de disseny, tant en 2D com en 3D.
Si necessites reorganitzar els documents de la teva empresa, posa't a contacte amb nosaltres i ens encarregarem de fer-ne una detallada revisió tècnica de la teva documentació per a la seva òptima gestió i actualització.