Recomendaciones para la revisión de tu documentación técnica

30-09-2018

 

Todo proyecto necesita uno o varios documentos técnicos que describan su estructura, procesos a llevar a cabo o especificaciones de cada una de sus partes. Por este motivo en IDI S.L consideramos clave realizar una clara escritura, organización y revisión técnica de la documentación con el objetivo de ayudar el máximo posible a su destinatario.

 

INTRODUCCIÓN

Un documento técnico es aquel escrito que contiene información acerca de un área de conocimiento, organizada de forma estructurada y presentada eficazmente a los lectores. De manera muy sencilla podemos definir un documento técnico como todo aquel documento que no es una obra literaria y que está relacionado con el ámbito laboral, tecnológico o científico. Además, acompaña a todo proyecto como parte fundamental del mismo.

Existen distintos tipos de documentación técnica asociada a cada etapa del proyecto: informes, plano, manuales, listas de recambios, etc.

La documentación técnica consiste en toda la información que explica cómo funciona, cómo se instala, cómo se atiende una instalación, un equipo, un sistema.

Los documentos técnicos deben cumplir con una serie de principios y de técnicas para “mapear” la información, para estructurar bloques de información, para etiquetarlos, para ilustrarlos y para utilizar la tipografía, por supuesto, también deben seguir las reglas de escritura, como las ortográficas y el uso correcto de la sintaxis.

Para realizar un documento técnico de calidad, además de tener en cuenta sus fundamentos, se requiere de una planeación cuidadosa, en la que se analice la pertinencia de elaborar el documento, además de cómo, cuándo y en qué programa realizarlo.

No cualquier documento, aun siendo un manual, un reporte o un apunte, es un documento técnico eficiente si no cumple con los principios y las reglas precisas.

 

CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIA

Para escribir un buen documento técnico es preciso seguir una serie de reglas, cuya correcta aplicación definirá la eficiencia que tenga al ser consultado por los destinatarios. Estas reglas no se refieren solamente a aspectos estéticos o de inspiración del escritor, sino a reglas precisas y estrictas para que, sin dejar a un lado un aspecto agradable a la vista o una organización y un uso de recursos gráficos, el material logre su propósito primordial de presentar información concreta.

Al hacer este tipo de documentos, el reto es lograr que los destinatarios realmente los lean y asimilen su contenido. Un documento bien elaborado debe invitar a la lectura. Un buen documento es agradable al lector, aun cuando éste probablemente no sepa exactamente por qué es agradable.

Para lograr este objetivo el documento debe:

  • Ser de fácil lectura.
  • Permitir al lector obtener el mayor provecho de su contenido.
  • Facilitar su actualización.
  • Proporcionar distintos niveles de detalle.

Al escribir un documento se deben seguir los siguientes teoremas:

  1. Identificar a los destinatarios y escribir de manera apropiada para ellos.
  2. Escribir con claridad.
  3. Escribir de manera concisa.
  4. Captar la atención de los destinatarios.
  5. Ayudar al lector a la fácil comprensión.

Para lograr la armonía entre todos los teoremas habrá que dominar dos aspectos que pueden parecer contradictorios:

  • Creatividad
  • Disciplina

Esto requiere tanto de conocer los fundamentos teóricos y experimentales de la buena documentación técnica como de practicar, practicar y practicar.

 

TIPOS DE DOCUMENTACIÓN TÉCNICA

Existe gran variedad de documentos técnicos, con los cuales seguramente estás familiarizado:

  • Correo electrónico
  • Mensajes instantáneos
  • Planos
  • Oficios
  • Documentación de software
  • Presentaciones
  • Circulares
  • Manuales de usuario
  • Manuales de organización
  • Páginas web
  • Apuntes
  • Libros de texto
  • Artículos científicos
  • Guías
  • Reportes
  • Instructivos

 

GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNA INDUSTRIA

La cantidad de documentos que se generan en una empresa pasados unos meses resulta abrumadora. Por ello es necesario poseer una estrategia de gestión documental de la empresa. Procedimientos de trabajo, manuales internos, manuales de equipos y de instalaciones, cualificaciones, validaciones, permisos, planos y un largo etc. son generados constantemente e incorporados a la base de datos.

Una adecuada gestión de toda la información y documentación que la empresa posee permitirá ser más eficiente y optimizar el trabajo.

El tener toda la documentación debidamente organizada y aplicando un buen método de revisión técnica, agiliza sobremanera la búsqueda en un futuro de cualquier archivo.

Está claro que, por un lado, destacamos la eficiencia y la rapidez a la hora de almacenar y localizar documentos. Sin embargo, otro elemento importante es el ahorro en recursos.

Hay que tener presente que la gestión documental puede hacerse tanto en papel como de manera automática en un sistema informático. Sin embargo, ya es habitual ver que la mayoría de empresas se organizan a través del empleo de potentes sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning) donde almacenan, unifican y gestionan de manera eficaz todos los datos y documentos de su empresa.

 

Ventajas de la gestión documental

Una buena gestión documental en la empresa, tiene toda una serie de ventajas:

  • Almacenamiento lógico y organizado de la documentación de cada uno de los departamentos de la empresa.
  • Informatización de toda la información.
  • Ahorro en recursos: material, espacio y tiempo.
  • Incrementar la seguridad de los archivos, estando éstos bajo seguras claves a las cuales tienen acceso unos pocos.
  • Almacenamiento en la nube, lo cual evita pérdidas de los archivos y deterioro de la documentación.
  • Compartir la información con las personas que lo necesiten es más fácil que nunca.
  • Rápida localización de documentos, tengan la antigüedad que tengan. Al disponer de un sistema de ordenación y organización lógico, encontraremos muy rápido aquello que vayamos buscando.
  • Facilitar la actualización de la documentación.

 

NUESTRA EXPERIENCIA APLICADA A LA REVISIÓN TÉCNICA DE DOCUMENTACIÓN

En IDI poseemos una amplia experiencia en la organización, actualización, gestión y revisión de documentación técnica en la industria química y farmacéutica. Somos especialistas en mantener actualizados planos, diagramas, esquemas de principios y toda la documentación gráfica que posea la industria.

Además, nos adaptamos al programa de dibujo técnico que utilice ya que trabajamos con una amplia variedad de herramientas de diseño, tanto en 2D como en 3D.

Si necesitas reorganizar los documentos de tu empresa, ponte en contacto con nosotros y nos encargaremos de realizar una detallada revisión técnica de tu documentación para su óptima gestión y actualización.